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做个精明的时间投资者

2014-12-11 11:10 作者:埃里克•麦克纳尔 浏览

罗伯特•波曾(Robert Pozen)是个精力超级充沛的人:他是哈佛商学院(Harvard Business School)的高级讲师,同时也是布鲁金斯学会(Brookings Institution)的高级研究员。在完成繁重的教学任务之余,他还担任MFS投资管理公司的执行主席,管理着3,000亿美金资产。之前他曾担任富达投资公司(Fidelity Investments)副董事长及富达管理研究公司(Fidelity Management&Research Company)总裁。在此期间,他还担任过多个全国级和州级的职务。他现在是美敦力(Medtronic)和尼尔森控股(Nielsen Holdings)两家上市公司的董事,同时也是世界银行(World Bank)专门负责发展中国家投资业务的子公司AMC的外部董事。多年的修炼使得他能够在工作上取得非凡成就,同时也不会把自己累垮。波曾毕业于哈佛大学,还拥有耶鲁大学的法律学位。本刊驻美高级编辑埃里克•麦克纳尔蒂日前采访了他,请他分享在提高工作效率方面的真知灼见。
你同时担任多个重要职务--都是实职,而非虚职,并且取得了非凡的工作成就。生活中,你婚姻幸福,养了两个孩子。你曾写过一本书,叫作Extreme Productivity。你的成功秘诀是什么?
我是做投资工作的,所以我想用“精明投资”来总结。最重要的是规律化和分清主次。每天我都准时起床,衣柜里可供选择的衣服不多,吃同样的早餐和午餐,如果不出差就肯定回家吃晚饭。与其把时间和精力浪费在不重要的决策上,比如吃什么、穿什么,还不如把这些时间和精力投资在更有价值的事情上,比如解决业务问题或与孩子交流。很多人总想在所有事情上付出相同的精力,试图把所有事情做好,殊不知那样做的结果就是把时间浪费在了不重要的事情上。做A项目就把A工作做好,跳过C项目。
很多人往往觉得计划赶不上变化。我们疲于奔命地参加各种会议,然后再找时间去完成“真正的工作”。你对这些“会虫”的建议是什么?
第一个原则是行动之前要先考虑清楚,你希望通过这个行动达到什么目的?我不能容忍那种目标不明确的会议或其他活动。很多会议仅仅是为了信息交流,但是通过开会来交流信息是效率最低的办法。开会有利于促进关系、头脑风暴或谈判,但不能为了开会而开会。另外,开会人数也很有讲究。一般来说,6–8人的会议就可以完成会议目标。最后要考虑的是会议的时长。世界顶级钢琴家往往练习90分钟就要休息一会。为什么?这是因为人们的注意力只能集中90分钟。尽量把会议控制在60分钟,最多90分钟。超过这个时间,会议效率就会急剧下降。所以,找必要的人,开必要的会,并且尽量开短会,你就可以释放出极大的生产力,同时也提高他人的工作效率。
我的工作日程表也是以效率为重。不仅所有的工作安排都记录在固定的一个地方,而且每项工作都标注了重要性和预期目标。这就确保了我是在为达成主要目标而工作,而不会将时间浪费在不重要的事情上。
你的一些建议主要是针对个人的,但是要实现这些往往还要看企业文化。在公司层面,该怎样做到效率最高?
这要从高层做起。要增强全球竞争力,老板们应该学会以结果为导向,不要过于担心员工上班时间都在做什么。当雅虎(Yahoo!)CEO玛丽萨•迈耶(Marissa Mayer)宣布她将取消灵活办公制度,禁止员工申请在家办公时,我感到非常失望。办公室是个工作的好地方,但是在办公室里工作太长时间,效率就会降低。有多少事情必须面对面交流才能解决?你需要的是对结果负责的高度责任心,而不是员工每天坐在办公室里。我在富达投资公司工作的时候,每个星期三的下午都会离开办公室,去参加孩子的体育活动。作为老板,你必须以身作则。员工告诉我,这让他们“得到了释放”。这样做可以帮助员工平衡工作与家庭,从而提高他们的工作动力和积极性。根据工作时间的长短来判断工作责任心,是极其错误的。我们应该注重的是结果。
并不是所有人都有一个像你这么开明的老板。你觉得员工与老板的关系该怎样处理才能达到工作效率最高?
虽然你不能选择你的老板,但是你可以尝试改善与老板的关系,并且改变老板对你的评价标准。与老板谈一次,明确自己需要取得什么样的结果。这样有助于营造一个以绩效为评价标准的工作环境。提议定期开会讨论工作的优先排序和进度,让老板看到你积极追求高绩效,并愿意吸收别人意见。你必须清楚自己的优先排序(工作和家庭的)、老板的优先排序以及公司事务的优先排序。同时满足以上三个方面的,对你来说是头等重要的事,满足两个方面的位列第二,只满足一个方面的事情最后考虑。
老板如果想尽可能提高员工的工作效率,就应该把工作重点放在设计绩效考核标准上,而不是规定各种工作的方式方法。明确工作目标,然后给员工自由,让他们按照自己的方式来工作,在知识型企业中更应如此。在做一些非核心项目时,允许员工在错误中学习和成长。项目中期评估有助于项目经理在事无巨细型的管理方法和彻底放手型的管理方法之间找到平衡。毕竟,这两种极端管理方式都是有害的。
老板的任务就是确保提供完成工作所需的各种资源,并且在棘手问题上给出建议。他们应当努力解决团队外围的问题,从而给团队成员更大的发挥空间,让他们顺利完成工作。最后,老板要对员工取得的成绩表示庆贺。认可和表扬能够提高工作动力。同样,这又是一个有效使用时间和精力以产生最大效益的问题。
说到这里,你的一个习惯是每天小睡一会儿。很多公司都讨厌员工在工作时间打盹。
你的机体节奏到了下午就会自然变慢。这时你的身体或大脑如果稍事休息,给机体充电,精力自然就会再度旺盛。与不间断工作相比,这样做工作效率要高得多,因此,打盹并不是浪费时间。除了小睡一会儿外,锻炼也可以帮助恢复精力。比如你可以踩踩固定自行车,或者午餐后走路30分钟,这些都可以使你尽快恢复体力,使大脑重新获得能量。
■翻译:王琤玲
(来源:《商业评论》2014年9月号第30页)